Razones para tener un sistema de mejora continua

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es un tipo de cambio que se centra en el aumento de la eficacia y / o eficiencia de una organización para cumplir con sus políticas y objetivos. No se limita a las iniciativas de calidad. Mejora en la estrategia empresarial, los resultados del negocio, cliente, las relaciones con los empleados y proveedores puede ser objeto de mejoras continuas. En pocas palabras , significa ‘ estar mejorando todo el tiempo’.

 

¿Qué es lo que debería mejorar?

La mejora continua debe centrarse en activadores como el liderazgo, la comunicación, los recursos, la arquitectura organizacional,  las personas y los procesos – en otras palabras, todo en la organización, en todas las funciones y en todos los niveles. La mejora continua también debería conducir a mejores resultados, como el precio, el costo, la productividad, el tiempo de comercialización, entrega, capacidad de respuesta, el beneficio y satisfacción de clientes y empleados. No ha habido una tendencia en los programas de gestión de la calidad total (TQM) para centrarse en la mejora del departamento que no mejora los resultados del negocio global. Las mejoras departamentales pueden simplemente mover las limitaciones o problemas en otro lugar en la cadena de procesos.

Lo que no es la Mejora Continua

La mejora no es acerca del uso de un conjunto de herramientas y técnicas. La mejora no pasa por los movimientos de la organización de los equipos de mejora y la formación de las personas. La mejora es resultado, por lo que sólo puede ser reclamado después de que ha habido un cambio que beneficie en el rendimiento de una organización.

Gradual, incremental o avance.

Hay tres tipos de mejoras. La mejora continua es el cambio gradual sin fin, mientras que la mejora continua es un cambio incremental. Ambos tipos de mejoras son lo que los japoneses llaman Kaizen. Los avances son mejoras, pero en un gran salto – un cambio radical. Sin embargo, el método con base a logros es el mismo, pero los avances tienden a surgir de descubrimientos casuales y podría tomar años antes de ser hecho (ver ilustración).


Relación con TQM e ISO 9000

La mejora continua es un aspecto de una filosofía de la TQM. También puede ser un elemento de un sistema de calidad ISO 9000. ISO 9000: 2000, de hecho, incluye requisitos para la mejora continua.

¿Por qué es importante para una organización la Mejora Continua?

Toda la actividad de gestión es dirigida o bien en el control o la mejora. Los gerentes están dedicando sus esfuerzos, ya sea a mantener el rendimiento, la prevención del cambio o la creación de cambio, el avance o la mejora. Si las empresas se quedan quietas, perderán su ventaja competitiva, por lo que las mejoras deben hacerse para mantener el ritmo y mantenerse en el negocio.

¿Cuando se debe iniciar la mejora continua?

Cada sistema, programa o proyecto deben tener provisionamiento para un ciclo de mejora. Por lo tanto, cuando se ha alcanzado un objetivo, debe iniciarse el trabajo en la identificación de mejores formas de hacerlo.

¿Cómo debería realizarse la mejora continua?

Mediciones

No hay mejora sin medición. Una organización debe establecer el rendimiento actual antes de iniciar cualquier mejora. Si no lo hace, no tendrá ninguna línea de base para determinar si sus esfuerzos han dado alguna mejora.

La secuencia de diez pasos

  1. Hay diez pasos para llevar a cabo la mejora continua:
  2. Determinar el rendimiento actual
  3. Establecer una necesidad de mejorar
  4. Obtener el compromiso y definir el objetivo de mejora
  5. Organizar los recursos de diagnóstico
  6. Llevar a cabo investigaciones y análisis para descubrir la causa de los resultados actuales
  7. Definir y probar las soluciones que van a lograr el objetivo de mejora
  8. Elaborar planes de mejora que especifican cómo y por quién se llevarán a cabo los cambios
  9. Identificar y superar cualquier resistencia al cambio implementar el cambio
  10. Establecer controles para mantener nuevos niveles de rendimiento y repita el paso uno

¿De dónde proceden las ideas?

Si la organización ha identificado sus factores críticos de éxito (ese puñado de cosas a las que debe ser sumamente buena para tener éxito), a continuación, para enfocar la atención del proceso de mejora continua en uno o más de estos puntos por un período definido, puede derivarse en importantes mejoras.

¿De quién es la responsabilidad?

Nadie en la organización, de arriba a abajo, está exento de la responsabilidad para la mejora. Es un componente normal de los puestos de trabajo de todos los empleados para buscar formas de mejorar el rendimiento. Por otra parte, se espera que nadie haga esto sin la ayuda y el apoyo de los demás.

¿Cómo organiza una empresa para la mejora?

La mayoría de los programas de mejora continua son ejecutados por equipos que son para diagnosticar problemas, búsqueda de soluciones o implementación de cambios. Estos equipos pueden estar dentro de los departamentos o de funciones cruzadas. Sin embargo, es necesario que haya un grupo de dirección de los administradores que dirige los equipos hacia su objetivo, y sobre todo proporciona el ambiente para el éxito.

¿Qué herramientas se deben utilizar?

La cartera de herramientas que se utilizan para la mejora continua debe ser las que permitan una organización para ejecutar los diez pasos anteriores. Éstas incluyen:

  • Ishikawa diagrama de espina o de pescado, para examinar la causa y efecto modo de fallo y análisis de efectos para predecir el fracaso y prevenir su aparición
  • El análisis de Pareto, para identificar las pocas influencias en una situación que tiene el mayor impacto
  • Diagrama de campo de fuerza, para visualizar las fuerzas a favor y en contra del cambio trazando técnicas para demostrar si se está logrando una mejora

Cambiando la cultura

La mejora continua es mucho más que un conjunto de técnicas. Para muchas organizaciones, se trata de un cambio radical en las actitudes. La defensa del status quo, y la resistencia a la innovación, no pueden ser tratados como un comportamiento normal de gestión. El miedo a represalias por informar de los problemas tiene que ser reemplazado felicitando a la gente por identificar una oportunidad de mejora. El acaparamiento de buenas ideas dentro de las paredes de los departamentos debe ser una cosa del pasado, como las personas comparten sus conocimientos y experiencias en la búsqueda de mayor éxito colectivo.

La importancia del compromiso

La mejora continua se trata de toda la organización y todo lo que hace. Tiene que ser una preocupación primordial de la dirección ejecutiva y su éxito depende del compromiso por parte de los líderes. El compromiso también debe ser muy visible. No es suficiente tener una política de calidad firmada por el Director General. Si la dirección ejecutiva no demuestra su compromiso por hacer lo que dice que hará, que no puede esperar que otros se comprometan con la política.

Recompensar el éxito

El ánimo de las personas que han iniciado mejoras, aunque sean pequeñas , es un componente importante. Esto se puede hacer de muchas formas, desde pantallas en pizarrones de anuncios de mejoras especiales para la concesión de premios. Esta es un área en la que la cultura y el estilo de la organización tienen que ser consideradas. La introducción repentina de un estilo de hacer negocios como si fuera del espectáculo en un ambiente formal puede conducir al cinismo que puede dañar la difusión efectiva de mejora. Los reconocimientos pueden, aunque no necesariamente, tener un componente financiero.

Tratar con el fracaso

Es muy común encontrar que alrededor de 12 a 18 meses en un programa de mejora continua se considera que no se han entregado los resultados que se esperaban. Esto es sólo el momento de redoblar esfuerzos. Se debe tener una visión a largo plazo para cambiar el comportamiento, por lo tanto, la persistencia y el esfuerzo imaginativo adicional es la clave.

Traducción del artículo:

Continual improvement

7 de Marzo 2016

Razones para tener un sistema de mejora continua

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